Manual do usuário

Sua conta é criada pelo administrador da transportadora (veja Convidar usuários). Antes de entrar pela primeira vez, você define a sua senha por um link enviado ao seu e-mail.

Se o e-mail de boas-vindas já chegou, abra o link que está nele e vá direto para a definição da senha, mais abaixo. Se não chegou ou o link venceu, peça um novo:

1. Na tela de entrada, clique em Primeiro acesso? e digite o e-mail que o administrador cadastrou para você.
2. Clique em Enviar link de ativação.

A tela passa a mostrar o aviso Verifique seu e-mail. Abra a sua caixa de entrada e clique no link da mensagem. O prazo de validade do link aparece na própria tela.

O link abre a tela para definir a senha:

1. Em Nova senha, digite uma senha com pelo menos 8 caracteres, com ao menos um número e uma letra maiúscula.
2. Repita a mesma senha em Confirmar senha.
3. Clique em Salvar senha e continuar. Você já entra no sistema, sem precisar passar pela tela de entrada.

Com a senha definida, é por esta tela que você entra no FreteSense no dia a dia.

1. Digite o seu E-mail.
2. Digite a sua Senha. O ícone de olho, à direita do campo, mostra ou oculta o que você digitou.
3. Clique em Entrar.
4. Não lembra a senha? Clique em Esqueci minha senha.
5. Ainda não definiu a sua senha? Clique em Primeiro acesso?.

A tela de entrada também avisa quando algo impede o acesso:

• “Credenciais inválidas.” — o e-mail ou a senha não conferem. Confira os dados e tente de novo.
• Botão “Aguarde” com um contador — houve tentativas demais em pouco tempo. Espere o contador chegar a zero para tentar outra vez.
• “Primeiro acesso: enviamos um link de ativação para seu e-mail.” — a sua senha ainda não foi definida. Abra o link recebido por e-mail.
• “Sua sessão expirou. Entre novamente para continuar.” — o sistema encerrou a sessão por tempo. Basta entrar de novo; você volta para a tela em que estava.

Use quando você não lembra a senha. O sistema envia um link para você criar outra.

1. Na tela de entrada, clique em Esqueci minha senha e digite o seu e-mail.
2. Clique em Enviar link.

A tela confirma com Verifique seu e-mail. Por segurança, a mensagem é a mesma para qualquer e-mail digitado: o link só é enviado se o endereço estiver cadastrado.

Abra o link recebido por e-mail e crie a nova senha:

1. Em Nova senha, digite uma senha com pelo menos 8 caracteres, com ao menos um número e uma letra maiúscula.
2. Repita a senha em Confirmar senha.
3. Clique em Salvar nova senha. O sistema volta para a tela de entrada com o aviso “Senha redefinida. Entre com a nova senha.”

Em Meu perfil você confere os seus dados de acesso e troca a sua senha.

1. Clique no seu nome, no canto superior direito de qualquer tela.
2. Configurações abre os ajustes da transportadora.
3. Meu perfil abre os seus dados e a troca de senha.
4. Sair encerra a sessão neste navegador.

A tela Meu perfil tem três blocos:

1. Seus dados: Nome, E-mail, Papel (o seu perfil de acesso) e Transportadora. Eles são apenas para consulta: quem altera o nome e o perfil é o administrador.
2. Alterar senha.
3. Sessões, para sair de todos os dispositivos.

Para trocar a senha:

1. Digite a Senha atual.
2. Digite a Nova senha: pelo menos 8 caracteres, com ao menos um número e uma letra maiúscula.
3. Repita a nova senha em Confirmar nova senha.
4. Clique em Alterar senha.

Encerra o seu acesso em todos os navegadores e aparelhos de uma vez. Use se você perdeu um celular ou entrou no sistema por um computador compartilhado.

1. Em Meu perfil, no bloco Sessões, clique em Sair de todos os dispositivos.

   

2. Confirme em Sair de todos.

   

No computador, o menu fica sempre visível à esquerda da tela. Ele é dividido em grupos:

1. Principal: o dia a dia da operação — Dashboard, Cargas, Notas Fiscais e Ocorrências.
2. Cadastros: Veículos, Profissionais e Embarcadores.
3. Financeiro: Resumo, Contas a pagar, Contas a receber, Fechamentos e Precificação. Este grupo só aparece para os perfis Administrador e Financeiro.
4. Ajuda abre este manual em uma nova aba.
5. Configurações abre os ajustes da transportadora.
6. O botão no topo recolhe o menu, que passa a mostrar só os ícones e deixa mais espaço para a tela. Com o menu recolhido, clique no botão 1 da segunda imagem para expandir de novo.

A faixa no topo da tela acompanha você em todas as áreas do sistema.

1. O nome da sua transportadora.
2. O sino de notificações. O número sobre ele indica quantos alertas você ainda não leu.
3. O menu do usuário, com o seu nome e o seu perfil de acesso. Ele dá acesso a Configurações, Meu perfil e Sair (veja Meu perfil e troca de senha).

Para ver os alertas:

1. Clique no sino. O painel Alertas lista os avisos não lidos, como documentos de veículos e de profissionais perto do vencimento. Clique em um alerta para marcá-lo como lido e abrir o cadastro relacionado, quando houver.
2. Clique em Ver todas as notificações para abrir a lista completa.

No celular, o menu fica escondido para sobrar espaço para a tela.

1. Toque no botão de menu, no canto superior esquerdo.

   

2. O menu abre por cima da tela, com os mesmos grupos do computador. Toque em uma área para abri-la, ou no botão de fechar, no topo do menu, para continuar onde estava.

   

Cada usuário tem um perfil de acesso, escolhido pelo administrador no convite (veja Convidar usuários). O perfil define o que a pessoa vê e o que pode alterar. O seu perfil aparece embaixo do seu nome, no canto superior direito da tela.

• Administrador: acesso total, inclusive aos usuários e ao barracão.
• Operador: cuida da operação e dos cadastros, e define o frete e a remuneração nas cargas. Não vê o Financeiro.
• Financeiro: cuida de todo o Financeiro, inclusive das regras de precificação. Consulta a operação e pode corrigir os valores de uma carga planejada ou em rota.
• Visualizador: só consulta a operação, sem alterar nada e sem ver valores.

O menu já mostra só o que o perfil pode abrir. O Operador e o Visualizador, por exemplo, não têm o grupo Financeiro:

Nas telas, os botões de criar e de alterar somem para quem só consulta. Para o Visualizador, os valores de frete também ficam ocultos. Na tela de uma carga, por exemplo, o topo traz só o botão Baixar PDF 1, o cartão Frete estimado 2 mostra um traço no lugar do valor e o cartão Valores, com o frete das notas, os prazos e a remuneração do motorista, não aparece.

Se você abrir um endereço de uma área que o seu perfil não acessa (por um link salvo, por exemplo), o sistema mostra a tela Sem permissão. Clique em Voltar ao dashboard 1 para continuar.

O barracão é o ponto de partida e de chegada padrão das rotas. Toda carga nova já nasce com a rota começando e terminando nele; em cada carga você ainda pode trocar ou remover o início e o fim.

Quem pode:Administrador

1. Em Endereço do barracão, preencha Rua, Número, Bairro, Cidade, UF e CEP. Cidade e UF são obrigatórias.
2. Clique em Salvar. O botão só fica disponível depois que você altera algum campo.
3. Confira o resultado em Endereço usado nas rotas e clique em Abrir no Google Maps para ver se o mapa encontra o lugar certo.
4. Para deixar a transportadora sem barracão, clique em Limpar barracão.

Ao clicar em Limpar barracão, o sistema pede uma confirmação. Sem barracão, as rotas das novas cargas começam na primeira entrega e terminam na última. Você pode cadastrar o endereço de novo quando quiser.

Os demais perfis abrem a mesma tela apenas para consulta: os campos ficam bloqueados, com o aviso de que somente o administrador altera o barracão.

Cada pessoa da equipe entra no FreteSense com o próprio e-mail. Para dar acesso a alguém, envie um convite: a pessoa recebe um e-mail e define a própria senha.

Quem pode:Administrador

1. Em Configurações, abra Usuários e clique em Convidar usuário.

2. 2
   Digite o E-mail da pessoa. É com ele que ela vai entrar no sistema, e ele não pode ser trocado depois.
3. Digite o Nome completo.
4. Escolha o Perfil de acesso: Admin, Operador, Financeiro ou Visualizador. Veja o que cada um pode fazer em Perfis de acesso.
5. Clique em Enviar convite.

A pessoa recebe um e-mail com o link de primeiro acesso e aparece na lista com o status Pendente, destacado na primeira imagem. Quando ela define a senha, o status muda para Ativo. O passo a passo de quem recebe o convite está em Primeiro acesso e ativação da conta.

Use a coluna Ações da lista de usuários para corrigir o nome de alguém, mudar o perfil de acesso ou tirar o acesso de quem saiu da equipe.

Quem pode:Administrador

Para editar um usuário:

1. Na linha do usuário, clique no ícone de lápis.

2. 2
   Corrija o Nome completo, se precisar.
3. Troque o Perfil de acesso, se precisar.
4. Clique em Salvar alterações.

Para remover um usuário:

1. Na linha do usuário, clique no ícone de lixeira.

2. 2
   Confira o nome na janela Remover usuário? e confirme em Remover usuário.

A tela Veículos, no grupo Cadastros do menu, mostra toda a frota e o que precisa de atenção. Todos os perfis podem consultar.

1. Novo Veículo abre o cadastro de um veículo. O botão aparece só para os perfis Administrador e Operador.
2. Os filtros Marca, Modelo, Status CRLV e Status reduzem a lista.
3. Os cartões resumem a frota: Total da Frota, Operacionais (veículos ativos), Em manutenção e Documentos a vencer (veículos com CRLV ou seguro que vence hoje ou nos próximos 30 dias). Documento já vencido não entra nesse número: quando existe, o cartão mostra logo abaixo quantos veículos estão com CRLV ou seguro vencido.
4. Cada linha é um veículo, com placa, tipo, CNH exigida, carga máxima, situação do CRLV e status. Clique na linha para abrir o cadastro completo.

A coluna CRLV status mostra Em dia quando o CRLV vence daqui a mais de 30 dias, Revisar quando vence hoje ou nos próximos 30 dias, Vencido quando a data de vencimento já passou e Sem registro quando a data não foi informada. O filtro Status CRLV usa as mesmas quatro situações.

Para filtrar a lista:

1. Escolha uma opção em um dos filtros. No exemplo, Status = Manutenção. Nos campos Marca e Modelo, basta digitar parte do nome.
2. A tabela e os cartões passam a mostrar só os veículos que atendem ao filtro.
3. Clique em Limpar filtros para voltar a ver toda a frota.

Para ver o cadastro completo, clique na linha do veículo. A tela mostra os cartões Identificação, Capacidade e documentos e Observações. Use Editar 1 para alterar os dados e Abrir CRLV 2 para ver o documento anexado. Voltar retorna à lista.

Cadastre cada veículo da frota para poder escolhê-lo ao montar uma carga.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela Veículos, clique em Novo Veículo. Na janela que abre, preencha:

1. Placa, no formato antigo (ABC1234) ou Mercosul (ABC1D23).
2. Tipo: Caminhão, Van, Pickup, Carro ou Moto.
3. CNH necessária: a categoria de habilitação exigida para dirigir o veículo (A, B, C, D ou E).
4. Marca e Modelo.
5. Ano, Cor (opcional) e Peso máx. (kg), que é a carga máxima do veículo em quilos.

Mais abaixo, na mesma janela, você pode informar os vencimentos e anexar o CRLV (veja o próximo tópico). Para terminar, clique em Criar Veículo.

Guarde o CRLV junto do cadastro e informe os vencimentos para o sistema avisar quando um documento estiver perto de vencer.

Quem pode:AdministradorOperador

Na janela Novo Veículo ou Editar Veículo, role até o fim:

1. Preencha Vencimento CRLV e Vencimento Seguro. Digite a data (dd/mm/aaaa) ou clique no ícone de calendário.
2. Em CRLV (PDF ou imagem), clique na área tracejada ou arraste o arquivo para ela. São aceitos arquivos PDF, JPG e PNG de até 10 MB. O nome do arquivo escolhido aparece na área; Remover desfaz a escolha.
3. Clique em Criar Veículo (ou Salvar, na edição). O arquivo só é enviado neste momento.

Corrija os dados do veículo ou tire-o de operação mudando o status.

Quem pode:AdministradorOperador

1. Na lista, clique no ícone de três pontos na coluna Ação do veículo. Você também pode abrir o cadastro completo e clicar em Editar.
2. Na janela Editar Veículo, altere o que for preciso. O campo Status só existe na edição e aceita Ativo, Inativo ou Em Manutenção.
3. Clique em Salvar.

O histórico mostra as cargas em que o veículo foi usado, com a distância planejada da rota de cada uma.

Abra o cadastro completo do veículo (clique na linha dele na lista) e desça até Histórico de cargas. Cada linha é uma carga em que o veículo foi usado, da mais recente para a mais antiga:

• Carga: código da carga. Clique para abrir a carga.
• Status: Planejada, Em rota, Finalizada ou Cancelada.
• Saída: data e hora de saída planejadas.
• Distância planejada: distância aproximada da rota da carga (estimativa do Google). Fica em branco se a rota não foi calculada.

A tela Profissionais, no grupo Cadastros do menu, lista toda a equipe e destaca documentos vencidos ou perto de vencer. Todos os perfis podem consultar.

1. Novo Profissional abre o cadastro. O botão aparece só para os perfis Administrador e Operador.
2. Os filtros Nome, Tipo, Contrato, Status documentação e Status reduzem a lista.
3. Os cartões resumem a equipe: Total equipe, Ativos, Afastados e CNH/Exame a vencer (motoristas com CNH ou exame médico que vence hoje ou nos próximos 30 dias). Documento já vencido não entra nesse número: quando existe, o cartão mostra logo abaixo quantos motoristas estão com CNH ou exame vencido.
4. Cada linha é um profissional, com tipo, contrato, situação da documentação e status. Clique na linha para abrir o cadastro completo.

A coluna Documentação vale para motoristas: Em dia quando a CNH e o exame médico vencem daqui a mais de 30 dias, Revisar quando um dos dois vence hoje ou nos próximos 30 dias, Vencido quando a data de um dos dois já passou e Sem registro quando o vencimento da CNH não foi informado. Se um documento está vencido e o outro a vencer, vale Vencido. O filtro Status documentação usa as mesmas quatro situações. Os demais tipos de profissional aparecem sempre como Sem registro.

Para filtrar a lista:

1. Escolha uma opção em um dos filtros. No exemplo, Tipo = Motorista. No campo Nome, basta digitar parte do nome.
2. A tabela e os cartões passam a mostrar só os profissionais que atendem ao filtro.
3. Clique em Limpar filtros para voltar a ver toda a equipe.

Cadastre motoristas, ajudantes, mecânicos e pessoal administrativo. Só quem é do tipo Motorista pode ser escolhido como motorista de uma carga.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela Profissionais, clique em Novo Profissional. Na janela que abre, preencha:

1. Nome Completo.
2. CPF e Telefone. O CPF é obrigatório e não pode se repetir entre os profissionais.
3. E-mail (opcional).
4. Tipo: Motorista, Ajudante, Mecânico ou Administrativo. Ao escolher Motorista, a janela mostra também os dados da CNH e o salário base.
5. Contrato: CLT, PJ ou Autônomo.

Se quiser, preencha Observações e clique em Criar Profissional. Para motoristas, complete antes os dados dos dois próximos tópicos.

Os dados da CNH dizem quais veículos o motorista pode dirigir e permitem acompanhar os vencimentos. A seção Dados de Motorista só aparece quando o Tipo é Motorista.

Quem pode:AdministradorOperador

1. Número CNH: os 11 dígitos do registro da habilitação.
2. Categorias CNH: marque todas as categorias que o motorista pode dirigir (de A a E). É possível marcar mais de uma.
3. Vencimento CNH e Vencimento Exame Médico. Digite a data (dd/mm/aaaa) ou clique no ícone de calendário.
4. Em CNH (PDF ou imagem), clique na área tracejada ou arraste o arquivo para ela. São aceitos arquivos PDF, JPG e PNG de até 10 MB. O arquivo é enviado quando você salva o cadastro.

O motorista pode receber de duas formas: o salário base, que fica no cadastro, e a remuneração por carga, que é definida em cada carga.

• Salário base. Um valor fixo por mês, informado no cadastro. Entra no fechamento do motorista.
• Remuneração por carga. Não fica no cadastro e não há percentual de comissão do motorista. Em cada carga, na aba Valores, você informa quanto o motorista recebe por ela: um valor em reais, um percentual do valor da carga ou um percentual do frete. Veja Definir os valores. Para não digitar toda vez, cadastre uma regra de remuneração do motorista.

O campo do salário fica logo abaixo dos dados da CNH e só existe para o tipo Motorista.

Quem pode:AdministradorFinanceiro

1. Salário Base (R$): valor fixo. Deixe vazio se não houver salário base.
2. Clique em Criar Profissional (ou Salvar, na edição).

O que cada perfil pode fazer com o salário:

• Administrador: preenche e altera todos os campos do cadastro.
• Operador: cadastra e edita o profissional, mas vê o salário travado, com o aviso “Somente administrador ou financeiro altera”. Na edição, o campo Contrato também fica travado.
• Financeiro: não cria profissionais nem altera os dados cadastrais. Altera só Contrato e Salário Base (R$).
• Visualizador: não vê o salário.

No perfil Financeiro, o ícone de três pontos da lista e o botão do cadastro completo se chamam Editar remuneração e abrem a janela Remuneração do Profissional. Nela, só o campo Contrato 1 e, mais abaixo, o salário podem ser alterados. Clique em Salvar para gravar.

O cadastro completo reúne em uma tela os dados do profissional e o documento anexado.

Na lista, clique na linha do profissional. A tela mostra os cartões Dados pessoais, Motorista e documentos (número da CNH, categorias, validade da CNH e do exame médico) e, para motoristas, Remuneração, com o salário base. Se houver observações cadastradas, elas aparecem em um cartão próprio.

1. Editar abre a janela de edição (perfis Administrador e Operador). No perfil Financeiro, o botão é Editar remuneração.
2. Abrir CNH mostra o documento anexado em uma nova aba. O link só aparece quando há um arquivo enviado.

Voltar retorna à lista de profissionais.

A tela Embarcadores, no grupo Cadastros do menu, lista os clientes cadastrados. Todos os perfis podem consultar.

1. Novo embarcador abre o cadastro. O botão aparece só para os perfis Administrador e Operador.
2. Os filtros Nome e Status reduzem a lista.
3. Os cartões resumem os cadastros: Total, Ativos e Inativos.
4. O ícone de três pontos na coluna Ação abre o cadastro do embarcador. Não há uma tela de detalhe separada: tudo é consultado e alterado nessa janela.

Para filtrar a lista:

1. Escolha uma opção no filtro Status. No campo Nome, basta digitar parte da razão social.
2. A tabela e os cartões passam a mostrar só os embarcadores que atendem ao filtro.
3. Clique em Limpar filtros para voltar a ver todos.

Cadastre o embarcador antes de importar as notas fiscais dele. Se a nota chegar primeiro, o sistema pede o cadastro durante a importação.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela Embarcadores, clique em Novo embarcador. Na janela que abre, preencha:

1. Razão social (obrigatória) e Nome fantasia.
2. CNPJ / CPF (obrigatório) e Inscrição estadual. O documento precisa ser o mesmo que aparece como emitente nas notas fiscais do embarcador.
3. O endereço: Logradouro, Número, Bairro, Cidade, UF e CEP.
4. Os contatos: Telefone, E-mail e Contato responsável.

Em seguida, preencha Observações se quiser e clique em Salvar.

O cadastro do embarcador não tem contrato de frete nem prazo de pagamento. O preço é combinado por carga, e é na carga que ele é informado. Há três lugares para isso:

• Na carga. Na aba Valores, você informa o frete de cada nota fiscal do embarcador (um valor em reais ou um percentual do valor da nota na carga) e o prazo de pagamento dele naquela carga. Veja Definir os valores.
• Na importação do XML. Se o frete já foi combinado quando as notas chegam, informe o frete e o prazo na janela Conferir importação. As notas entram na carga com os valores preenchidos, e eles podem ser ajustados lá. Veja Informar o frete negociado.
• Em uma regra de precificação. Para um embarcador com tabela de preço (por destino, por peso ou por distância), cadastre uma regra de frete com a condição Embarcador. Na carga, basta escolher a regra. Veja Precificação.

O prazo informado na carga define o vencimento da conta a receber gerada quando a carga é finalizada. Na carga seguinte do mesmo embarcador, a tela sugere o último prazo usado.

O histórico mostra quantas cargas cada embarcador já teve e quando foi a última.

Ele fica no fim da tela Embarcadores, na seção Histórico de cargas. Cada linha é um embarcador, do que tem mais cargas para o que tem menos:

• Cargas: total de cargas com notas do embarcador.
• Planejadas, Em rota, Finalizadas e Canceladas: quantas cargas estão em cada situação.
• Última saída: a data de saída planejada mais recente entre as cargas do embarcador. Pode ser uma carga que ainda vai sair.
• Última carga: o link Abrir 1 leva a essa carga.

A importação lê os arquivos das NF-e e cria uma nota no sistema para cada um, já com emitente, destinatário, valores, pesos e itens.

Quem pode:AdministradorOperador

Abra Notas Fiscais no menu. A seção Importar XML, ZIP ou RAR fica no topo da tela.

1. Arraste os arquivos para a área tracejada, ou clique nela para escolher os arquivos no computador.
2. Se preferir, clique em Adicionar arquivos. O efeito é o mesmo.

São aceitos arquivos .xml (uma NF-e por arquivo) e pastas compactadas .zip ou .rar com várias notas. Você pode enviar vários arquivos de uma vez.

Assim que os arquivos são escolhidos, o sistema analisa cada nota:

• Se o emitente de alguma nota ainda não é um embarcador cadastrado, abre a janela Cadastrar embarcador (próximo tópico).
• Com todos os emitentes cadastrados, abre a janela Conferir importação, com as notas lidas e o bloco do frete negociado (veja Informar o frete negociado). Nada é gravado até você confirmar.

Toda nota precisa estar ligada a um embarcador, que é o emitente da NF-e. Quando o CNPJ do emitente não tem cadastro, o sistema pede o cadastro antes de continuar.

Quem pode:AdministradorOperador

A janela Cadastrar embarcador já vem com razão social, nome fantasia, CNPJ e endereço lidos da nota. Esses campos ficam travados. Complete os demais:

1. Inscrição estadual (opcional).
2. Contato responsável (opcional).
3. E-mail (opcional).
4. Clique em Salvar e continuar. O embarcador é cadastrado e a importação segue para a conferência.

Se os arquivos tiverem notas de mais de um emitente sem cadastro, a janela aparece uma vez para cada um.

A janela Conferir importação mostra o que foi lido dos arquivos antes de gravar. É nela que você informa, se quiser, o frete e o prazo já combinados para aquele lote de notas.

Quem pode:AdministradorOperador

1. Confira as notas lidas: número e série, embarcador, destinatário, Valor líquido e Peso. O total do lote aparece acima da tabela.
2. No bloco Frete negociado para este lote, em Frete, escolha R$ por NF ou %. Não informar deixa o frete para ser definido na carga.
3. Digite o valor em Valor por NF (R$) ou em Percentual do valor da NF (%). Ele precisa ser maior que zero.
4. Em Prazo de pagamento (dias), informe o prazo combinado, de 0 a 365 dias após a finalização da carga. É opcional.
5. Clique em Importar. O botão mostra quantas notas serão gravadas. O sistema abre então a janela Resultado da importação.

Usar uma regra de precificação. Quando existe regra de frete ativa, o campo Frete ganha a opção Regra:

1. Em Frete, escolha Regra.
2. Em Regra de frete, busque a regra pelo nome e clique nela. Abaixo do campo aparece o cartão da regra, com o Quando, o Então e a frase Esta regra diz:. Confira se é a regra certa.
3. Informe o Prazo de pagamento (dias), se já estiver combinado.

Com uma regra, o valor do frete só é calculado quando a nota entra em uma carga, porque o peso na carga e a distância da rota só existem lá. Veja Regra na importação de XML.

Ao fim da importação, o sistema mostra o que aconteceu com cada arquivo enviado.

1. Confira os totais no alto da janela Resultado da importação: Total processadas, Sucesso, Já cadastrada e Erros.
2. Clique na linha de um arquivo para ver os dados da nota: Embarcador, Destinatário, Qtd itens, Peso total, Valor líquido e Valor bruto. Clique de novo para recolher.

Cada linha traz o nome do arquivo, a chave de acesso da NF-e e a situação:

• Sucesso: a nota foi importada e já aparece na lista com o status Importada.
• Já cadastrada: a nota com essa chave de acesso já estava no sistema. Nada foi alterado.
• Erro: o arquivo não pôde ser importado. O motivo aparece em vermelho na própria linha.

Clique em Fechar para voltar à lista de notas.

A tela Notas fiscais lista todas as notas importadas. Todos os perfis podem consultar.

1. Os filtros Status, Destinatário, Número NF-e e Data de upload reduzem a lista.
2. Os cartões somam as notas da busca: Total de NFs, NFs Vinculadas / Em Trânsito, NFs Entregues e Valor líquido NFs (soma do valor dos produtos). O cartão NFs Entregues inclui as notas com entrega parcial e mostra, embaixo, quantas ainda têm saldo pendente.
3. Cada linha é uma nota. Clique na linha para abrir o detalhe.

As colunas da tabela mostram:

• NF-e: número e série da nota e, embaixo, a data de emissão.
• Emitente: o embarcador e o CNPJ dele.
• Destinatário: quem recebe a mercadoria e, embaixo, a cidade e a UF de entrega.
• Valor líquido: o valor dos produtos. Quando o valor total da nota é diferente, ele aparece embaixo como “Bruto”.
• Vol. / Peso: quantidade de volumes, peso bruto e, com a letra “L”, peso líquido.
• Status: a situação da nota (veja abaixo).

Para filtrar a lista:

1. Preencha um ou mais filtros. No exemplo, o nome de um destinatário no campo Destinatário. Basta digitar parte do nome ou do número.
2. A tabela e os cartões passam a mostrar só as notas encontradas.
3. Clique em Limpar filtros para voltar a ver todas as notas.

Em Data de upload, escolha Último dia, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias ou Período customizado. Na última opção aparecem os campos Upload de e Upload até. Os filtros continuam aplicados quando você abre uma nota e volta para a lista.

O que significa cada status:

• Importada: a nota entrou no sistema e está livre para ser incluída em uma carga.
• Vinculada: a nota foi incluída em uma carga que ainda não saiu.
• Em trânsito: a rota da carga foi iniciada.
• Entregue: a entrega foi confirmada. O selo Entrega parcial ao lado indica que parte da nota não foi entregue e o saldo foi baixado.
• Entregue parcial: parte da nota foi entregue com ressalva e o saldo ainda está pendente. A nota volta a aparecer entre as notas disponíveis para carga, só com o saldo.
• Ocorrência: houve um problema na entrega e a ocorrência está em aberto.
• Cancelada: a nota saiu de circulação por devolução ao remetente ou sinistro.

O detalhe reúne tudo o que foi lido do arquivo da NF-e e o andamento da entrega.

Na lista, clique na linha da nota. No alto ficam o número, a série e a chave de acesso, o status e os botões de ação. Voltar retorna à lista.

Quando a nota está Vinculada ou Em trânsito, uma faixa azul mostra a carga em que ela está: Vinculada a uma carga (a carga ainda não saiu) ou Em trânsito (a rota foi iniciada). A linha Carga traz o código da carga, que é um link para o detalhe dela, a placa do veículo, a origem e o destino da rota e o status da carga. Quando essa carga leva o saldo de uma entrega parcial, a faixa avisa.

Quando a nota está Entregue:

1. O botão Comprovante abre o comprovante de entrega em uma nova aba. Ele só aparece quando um comprovante foi anexado.
2. A faixa Entrega confirmada mostra o Horário da entrega, o Recebedor e o link Ver comprovante.

Quando a nota está com Ocorrência, aparece no lugar a faixa Ocorrência em aberto, com o tipo e a descrição do problema.

Quando a nota teve entrega parcial, a faixa passa a se chamar Entrega parcial confirmada, fica amarela e informa o valor que ainda não foi entregue, a carga da entrega parcial e, quando o saldo já está em outra carga, a carga do saldo, com link (nesse caso a faixa azul da carga não é repetida). Ela continua amarela enquanto houver falta: com o saldo pendente, vinculado a outra carga ou baixado. Quando o saldo é entregue, a faixa volta a ficar verde, com o título Entrega concluída, e mostra as entregas lado a lado, na ordem em que aconteceram (Entrega parcial e Entrega do saldo), cada uma com a carga, o valor entregue, o horário, o recebedor e o comprovante. A tela também mostra:

• Os cartões Valor da falta (o que não foi entregue) e Valor entregue (o valor líquido menos a falta).
• A seção Itens faltantes, com os produtos e as quantidades que faltaram, o link Abrir ocorrência e o link para a carga da entrega parcial.
• A situação do saldo: Saldo pendente, Saldo na carga (com o código da carga), Saldo baixado ou Saldo entregue em (com a data). Os itens continuam visíveis depois que o saldo é entregue ou baixado.
• Na tabela de itens, o selo Faltou X de Y em cada produto que faltou.

A seção Ocorrências anteriores aparece quando a nota já teve ocorrências resolvidas, da mais recente para a mais antiga. Cada uma mostra o tipo, a resolução (na entrega parcial, também o destino do saldo), a data em que foi resolvida, a descrição, o link para a carga e o link Abrir ocorrência. Se a ocorrência tinha produtos faltantes marcados, eles aparecem em uma tabela com o total da falta.

Enquanto o saldo está pendente, os perfis Administrador e Operador veem o botão Baixar saldo no alto da tela. Use-o quando os produtos faltantes não serão mais entregues: depois de confirmar, a falta fica definitiva, a nota passa para Entregue e o saldo não gera frete. A baixa não pode ser desfeita.

Logo abaixo, cinco cartões resumem a nota: Valor líquido (produtos) (com o valor bruto embaixo), Itens diferentes, Volumes, Peso bruto e Peso líquido.

O cartão Frete negociado vem em seguida. Ele mostra o frete e o prazo de pagamento combinados para a nota, que preenchem a carga quando a nota entra nela:

1. Frete: o valor em reais, o percentual do valor da nota (com o equivalente em reais embaixo) ou Regra: e o nome da regra. Sem frete informado, aparece Não informado.
2. Prazo de pagamento: o prazo em dias, À vista ou Não informado.
3. Editar abre os campos para alteração. Quando nada foi informado ainda, o botão se chama Informar.

Os perfis Administrador, Operador e Financeiro podem alterar o frete negociado enquanto a nota está fora de carga. Os campos são os mesmos da importação: escolha o tipo em Frete, informe o valor (ou a regra) e o prazo e clique em Salvar 1. Ao escolher uma regra, o cartão dela aparece abaixo do campo.

O quadro Composição do valor da NF-e explica a diferença entre o valor líquido e o valor total:

1. Valor dos produtos (vProd) é o valor líquido. É a base do frete percentual e da remuneração do motorista em percentual do valor da carga.
2. Somando os impostos cobrados por fora (IPI, ICMS-ST e FCP-ST) e os demais ajustes (frete, seguro, desconto e outras despesas), chega-se ao Valor total da NF (vNF).

No fim da tela ficam o emitente, o quadro Destinatário e entrega (razão social, CNPJ/CPF, inscrição estadual, contatos e endereço de entrega) e a tabela de itens, com código, descrição, quantidade, valor unitário e total de cada produto.

Exclua uma nota importada por engano, desde que ela ainda não esteja em uma carga.

Quem pode:AdministradorOperador

1. Abra o detalhe da nota e clique em Excluir.
2. Na janela Excluir a NF-e?, confira o número e o destinatário e clique em Excluir NF-e. Cancelar fecha a janela sem excluir.

A nota excluída sai das listagens e não pode mais ser incluída em cargas. Para usá-la de novo, importe o XML outra vez.

Toda carga passa por três etapas, sempre nesta ordem: Planejada → Em rota → Finalizada. Uma carga planejada ou em rota também pode ser Cancelada. O status define o que você pode fazer com ela.

Criar, editar, iniciar, finalizar e cancelar cargas, além de registrar entregas e ocorrências, é exclusivo dos perfis Administrador e Operador. As informações fiscais e os valores da carga também podem ser alterados pelo perfil Financeiro. O perfil Visualizador só consulta e não vê os valores.

A tela Cargas lista todas as cargas da transportadora, da criada mais recentemente para a mais antiga.

Nos últimos cinco dias do mês, um aviso no topo da tela informa quantas cargas em rota ou planejadas ainda estão sem encerramento: cargas não encerradas ficam fora dos fechamentos do mês.

1. Clique em Nova carga para montar uma carga. O botão só aparece para Administrador e Operador.
2. Os cartões mostram quantas cargas existem em cada status: Total de cargas, Planejadas, Em rota, Finalizadas e Canceladas.
3. Clique em qualquer linha para abrir a carga. Cada linha mostra o código (CARGA-XXXXXXXX), o veículo, o motorista, o peso total com a quantidade de notas e o status.
4. As colunas Planejada e Finalizada mostram as datas da carga. Planejada é a data e a hora do agendamento. Finalizada é a data e a hora em que a carga foi finalizada: fica com um traço enquanto a carga não for finalizada.

Para encontrar uma carga, use os filtros acima dos cartões:

1. Em Status, escolha Planejada, Em rota, Finalizada ou Cancelada.
2. Em Veículo ou Motorista, escolha de quem são as cargas que você quer ver.
3. Em Agendamento de e Agendamento até, informe o período da data de agendamento.
4. Clique em Limpar filtros para voltar a ver todas as cargas. O botão só aparece quando há filtro aplicado.

Para montar uma carga, você escolhe o veículo, o motorista e as notas, informa o agendamento, organiza a rota e define os valores: o frete de cada nota, o prazo de pagamento de cada embarcador e a remuneração do motorista.

Quem pode:AdministradorOperador

Na lista de cargas, clique em Nova carga. A tela tem duas partes:

1. As abas: Veículo, Motorista, NFs, Agendamento, Rota e Valores. Você pode preenchê-las em qualquer ordem e voltar a qualquer uma delas.
2. O painel Resumo consolidado, que acompanha o que já foi escolhido e traz o botão Criar.

As duas primeiras abas definem quem vai fazer a viagem.

1. Abra a aba Veículo.
2. Em Veículo ativo, escolha o veículo. A lista mostra a placa e o modelo.

1. Abra a aba Motorista.
2. Em Motorista ativo, escolha o motorista.

Na aba NFs você escolhe as notas fiscais que vão na carga.

1. Abra a aba NFs.
2. Se quiser, filtre a lista por Peso mín. (kg), Peso máx. (kg), Destinatário, Município e Bairro. As sugestões de bairro seguem o município informado.
3. Clique em Selecionar todas (N) para marcar todas as notas que estão na lista filtrada. Limpar seleção desmarca tudo.
4. Ou marque a caixa de cada nota que deve entrar na carga.
5. Clique em Detalhes para ver destinatário, endereço, valor, volumes e pesos da nota. Quando o frete foi informado na importação, os detalhes mostram também a linha Frete negociado. Ocultar fecha os detalhes.

O agendamento diz quando a carga está prevista para sair.

1. Abra a aba Agendamento.
2. Em Data/hora do agendamento, digite a data e a hora no formato dd/mm/aaaa hh:mm ou use o calendário. O campo é obrigatório e não aceita data no passado.
3. Em Observações, escreva orientações para a viagem. O campo aceita várias linhas e é opcional.

Na aba Rota você define de onde a viagem sai, onde termina e em que ordem as entregas são feitas.

1. Abra a aba Rota. Cada nota selecionada vira uma parada.
2. Início da rota já vem com o endereço do barracão. Você pode digitar outro endereço ou clicar em Remover: sem ponto de início, a rota começa na primeira entrega.
3. Fim da rota funciona do mesmo jeito: sem ponto de fim, a rota termina na última entrega.
4. Use Subir e Descer para mudar a ordem das paradas. Também dá para arrastar a parada para a posição desejada.

Abaixo das paradas, o cartão Mapa da rota desenha o trajeto e calcula a distância:

1. Clique em Calcular distância planejada.
2. Confira a Distância planejada e o Tempo planejado. É uma estimativa do Google para carro, sem trânsito.
3. Clique em Abrir no Google Maps para ver a rota completa em outra aba.

Na aba Valores você informa quanto a transportadora cobra por nota, em quanto tempo cada embarcador paga e quanto o motorista recebe pela carga. Esses valores não ficam no cadastro do embarcador nem no do motorista: são definidos em cada carga.

Quem pode:AdministradorOperador

Abra a aba Valores. As notas selecionadas aparecem agrupadas por embarcador, na ordem da rota:

1. Mesmo frete para todas as NFs da carga copia um frete para todas as notas de uma vez. A faixa aparece quando a carga tem mais de uma nota.
2. Cada bloco é um embarcador, com a quantidade de notas e o Frete do embarcador, que é a soma do frete das notas dele.
3. Prazo de pagamento é o prazo do embarcador nesta carga, em dias.
4. Cada linha é uma nota, com o destinatário, o valor dela na carga e os campos do frete.
5. Remuneração do motorista, no fim da aba, é o valor pago ao motorista por esta carga.

Frete de cada nota. Na linha da nota:

1. Escolha R$ para um valor fixo em reais ou % para um percentual do valor da nota na carga.
2. Digite o valor. O frete precisa ser maior que zero.
3. Confira o frete calculado para a nota, em reais.
4. A etiqueta mostra de onde o valor veio (veja a lista de origens abaixo).
5. Se houver regra de precificação que sirva para a nota, a linha da regra aparece abaixo dos campos. Escolher regra abre os cartões das regras, e a regra escolhida preenche o frete (veja Aplicar uma regra na carga). Sem regra, a linha não aparece.
6. Para notas do mesmo embarcador com o mesmo frete, use Mesmo frete para as NFs deste embarcador: escolha R$ ou %, digite o valor e clique em Aplicar às N NFs.

A etiqueta ao lado de cada frete, de cada prazo e da remuneração mostra a origem do valor:

• Importação do XML: o valor foi informado na importação da nota (veja Informar o frete negociado).
• Regra: seguida do nome: o valor foi calculado por uma regra de precificação. O nome continua na carga mesmo que a regra seja excluída depois.
• Manual: o valor foi digitado na carga. Ao alterar um valor que veio da importação ou de uma regra, a origem passa a ser Manual.
• Contrato anterior: aparece só em cargas antigas, com o valor que veio do contrato de frete que ficava no cadastro do embarcador.

Prazo de pagamento. Cada embarcador da carga precisa de um prazo, de 0 a 365 dias. Zero é pagamento à vista. O prazo define o vencimento da conta a receber gerada quando a carga é finalizada.

1. Digite o prazo, em dias, no campo Prazo de pagamento do embarcador.
2. Quando o campo já vem preenchido, a etiqueta diz de onde o prazo veio. Último prazo usado é uma sugestão: o último prazo informado para aquele embarcador em outra carga. Altere se for diferente nesta carga.

Remuneração do motorista. É o valor pago ao motorista por esta carga, além do salário:

1. Escolha o tipo: R$ (valor fixo pela carga), % da carga (percentual do valor das notas na carga) ou % do frete (percentual do frete da carga).
2. Digite o valor. Informe 0 se o motorista recebe só o salário.
3. Confira em Estimado quanto isso dá em reais com as notas atuais da carga. Em % do frete, Estimado mostra um traço enquanto faltar o frete de alguma nota.

O painel Resumo consolidado mostra a carga inteira antes de você criar.

1. Confira o Peso selecionado: a soma do peso das notas comparada com a capacidade do veículo. A barra fica verde, passa a amarela a partir de 80% e fica vermelha quando o peso passa da capacidade.
2. Confira o Valor da carga (líquido), que é a soma das notas, o Frete total, que é a soma do frete informado para as notas na aba Valores, e a Remuneração do motorista (estimada).
3. Clique em Criar. A carga é criada com status Planejada e a tela dela se abre.

Enquanto faltar alguma coisa, o botão Criar fica desabilitado e a tela explica o motivo:

1. Os avisos em vermelho no topo explicam os conflitos, como veículo ou motorista já ocupado no dia.
2. A lista Para criar a carga mostra tudo o que falta. Clique em um item para ir direto à aba onde ele se resolve.

As pendências que podem aparecer na lista:

• Selecione um veículo
• Selecione um motorista
• Selecione ao menos uma NF
• Informe a data/hora do agendamento
• Revise a ordem das NFs na rota
• Peso das NFs excede a capacidade do veículo
• Agendamento no passado
• Veículo já ocupado no dia do agendamento
• Motorista já ocupado no dia do agendamento
• Informe o frete da NF (uma pendência para cada nota sem frete)
• Informe o prazo de pagamento do embarcador (uma pendência para cada embarcador sem prazo)
• Informe a remuneração do motorista
• Calculando valores da regra… (enquanto o valor de uma regra recém-escolhida é calculado)

Clicar em uma pendência de valores abre a aba Valores com os campos que faltam destacados em vermelho.

A tela da carga concentra tudo o que acontece com ela depois de criada. Para abri-la, clique na carga na lista.

No topo ficam os botões de ação, que mudam conforme o status. Em uma carga planejada:

1. Baixar PDF gera o romaneio. Está disponível em qualquer status.
2. Editar carga abre a tela de edição.
3. Iniciar rota marca a saída do veículo.
4. Cancelar cancela a carga.

Com a carga em rota, os botões passam a ser Finalizar carga e Cancelar carga. Editar carga continua visível, mas desabilitado: passe o mouse sobre ele para ver o motivo.

Abaixo dos cartões, a tela traz estes blocos, nesta ordem:

• Valores: o frete de cada nota, o prazo de pagamento de cada embarcador e a remuneração do motorista (próximo tópico). O perfil Visualizador não vê este bloco.
• Informações fiscais: CIOT, CT-e e MDF-e.
• Informações: agendamento, veículo, motorista e observações.
• Rota: início e fim, distância e tempo planejados, o mapa e os botões de navegação.
• Recebedores: um cartão por nota, na ordem de entrega, com o status e quem recebeu.
• Timeline: a etapa em que a carga está.
• Tabela de notas: as notas da carga, com as ações de entrega e de ocorrência.

Na tabela de notas, a coluna Valor na carga mostra o valor da nota transportado nesta carga, e a coluna Peso, o peso correspondente. Quando a carga leva só parte da nota, o valor cheio aparece embaixo, com a indicação “NF”. Dois selos marcam essas notas:

• Entrega parcial: a nota foi entregue nesta carga com ressalva, sem os produtos faltantes. O valor na carga é só o que foi entregue.
• Saldo de entrega parcial: a nota está nesta carga só com o saldo de uma entrega parcial feita em outra carga. Abaixo da linha, Esta carga leva N produtos pendentes abre a lista do que deve ser entregue.

O cartão Valores, na tela da carga, mostra o que foi definido na aba Valores e permite corrigir enquanto a carga está planejada ou em rota.

1. Editar valores abre os campos para alteração. O botão aparece com a carga planejada ou em rota.
2. Em cada embarcador, o Prazo de pagamento, com a etiqueta de origem, e o Frete do embarcador.
3. Em cada nota, o frete em reais e a etiqueta de origem. Quando o frete é percentual, o percentual aparece ao lado.
4. Frete total da carga: a soma do frete de todos os embarcadores.
5. Remuneração do motorista: o valor estimado, a origem e, embaixo, como ele é calculado.

Para alterar os valores:

Quem pode:AdministradorOperadorFinanceiro

1. Clique em Editar valores. O cartão passa a mostrar os mesmos campos da aba Valores.
2. Altere o frete das notas, o prazo dos embarcadores ou a remuneração do motorista.
3. Clique em Salvar valores. Cancelar descarta as alterações.

Carga com valores pendentes. Cargas criadas antes de o frete passar a ser definido na carga podem estar sem o frete de alguma nota, sem o prazo de algum embarcador ou sem a remuneração do motorista. Nelas, o cartão mostra o aviso Esta carga está com valores pendentes. e as etiquetas Frete não definido, Não definido ou Não definida no que falta:

1. O aviso explica que a carga não pode iniciar a rota nem ser finalizada enquanto houver valor pendente.
2. Clique em Preencher valores. Os campos que faltam já aparecem destacados.

Preencha o que falta e clique em Salvar valores. O perfil que não pode alterar os valores vê, no aviso, a orientação para pedir o preenchimento a um administrador, operador ou financeiro.

Iniciar a rota registra que o veículo saiu para as entregas.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela de uma carga planejada, clique em Iniciar rota. O sistema pede uma confirmação:

1. Leia o que vai acontecer e clique em Iniciar rota.

Ao confirmar:

• A carga passa para Em rota, com o horário de agora como saída.
• As notas da carga passam para Em trânsito.
• A carga não pode mais ser editada.

O bloco Rota mostra o trajeto planejado e abre a navegação no Google Maps.

1. Clique em Navegar para as próximas entregas para abrir o Google Maps com as entregas que ainda faltam, saindo da sua localização atual. O botão aparece em cargas planejadas e em rota.
2. Clique em Abrir no Google Maps para ver a rota completa, do início ao fim.

Cada nota entregue é confirmada na tabela de notas, no fim da tela da carga.

Quem pode:AdministradorOperador

Na linha da nota, clique em Entregar (1 na imagem abaixo). O botão só funciona com a carga em rota.

A janela Confirmar entrega se abre. Todos os campos são opcionais:

1. Em Horário, informe quando a entrega aconteceu, no formato dd/mm/aaaa hh:mm.
2. Em Nome do recebedor, informe quem recebeu a mercadoria.
3. Em Comprovante de entrega (POD), clique ou arraste a foto do canhoto assinado. São aceitos arquivos JPG, PNG e PDF de até 10 MB.
4. Clique em Confirmar entrega. A nota passa para Entregue.

Se a entrega foi confirmada sem comprovante, a linha da nota mostra o botão Anexar comprovante:

1. Clique em Anexar comprovante e escolha o arquivo. Ele é enviado na hora e o botão dá lugar ao link Comprovante.

O bloco Recebedores resume o resultado de cada entrega:

1. A linha Recebido por mostra o nome do recebedor e o horário da entrega.
2. O link Comprovante abre o arquivo anexado em outra aba.

Quando várias notas já foram entregues, registre todas em uma única janela, sem abrir uma por uma.

Quem pode:AdministradorOperador

Com a carga em rota, a tabela de notas mostra uma caixa de seleção em cada linha:

1. Marque a caixa de cada nota que foi entregue.
2. Ou marque a caixa do cabeçalho para selecionar, de uma vez, todas as notas disponíveis.
3. Clique em Entregar selecionadas (N). O número entre parênteses é a quantidade de notas marcadas. O botão aparece quando há pelo menos uma nota marcada.

A janela Confirmar entregas se abre com um bloco para cada nota marcada, identificado pelo número da nota e pelo destinatário. Preencha uma nota por vez. Os campos são os mesmos da entrega de uma nota, todos opcionais:

1. Em Horário, informe quando a entrega daquela nota aconteceu, no formato dd/mm/aaaa hh:mm.
2. Em Nome do recebedor, informe quem recebeu a mercadoria daquela nota.
3. Em Comprovante de entrega (POD), clique ou arraste a foto do canhoto assinado daquela nota. São aceitos arquivos JPG, PNG e PDF de até 10 MB.
4. Depois de preencher o bloco de cada nota, clique em Confirmar N entregas. As entregas são enviadas uma a uma, na ordem da janela.

Quando todas as entregas são confirmadas, a janela fecha e as notas passam para Entregue. Enquanto o envio está em andamento, a janela não pode ser fechada.

Registre uma ocorrência quando a entrega de uma nota não puder ser feita: destinatário ausente, mercadoria recusada, endereço não localizado, avaria ou falta de mercadoria.

Quem pode:AdministradorOperador

Com a carga em rota, clique em Ocorrência na linha da nota (2 na imagem da tabela de notas, no tópico anterior). A janela Registrar ocorrência se abre:

1. Em Tipo de ocorrência, escolha Destinatário ausente, Mercadoria recusada, Endereço não localizado, Avaria da mercadoria, Falta de mercadoria ou Outros. É obrigatório.
2. Em Descrição, conte o que aconteceu. É obrigatório, com no mínimo 3 caracteres.
3. Em Foto da ocorrência (opcional), anexe uma foto se tiver. São aceitos arquivos JPG, PNG e PDF de até 10 MB.
4. Clique em Registrar ocorrência. O botão só é liberado com o tipo e a descrição preenchidos.

A nota passa para o status Ocorrência e a ocorrência entra na tela Ocorrências, onde ela é tratada. Veja a seção Ocorrências.

O bloco Informações fiscais guarda o CIOT e os endereços do CT-e e do MDF-e da carga.

Quem pode:AdministradorOperadorFinanceiro

No bloco Informações fiscais, clique em Editar. Os três campos são opcionais:

1. Em CIOT, digite o número do CIOT (de 3 a 30 caracteres).
2. Em CT-e (URL do XML), cole o endereço (link) do XML do CT-e. O link precisa começar com http:// ou https://.
3. Em MDF-e (URL do XML), cole o endereço (link) do XML do MDF-e, também começando com http:// ou https://.
4. Clique em Salvar. Os três campos são gravados juntos. Cancelar descarta o que foi digitado.

Finalizar encerra a carga depois que todas as notas tiveram um desfecho.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela de uma carga em rota, clique em Finalizar carga. A janela pede a conferência:

1. Confira o Resumo das notas: quantas foram entregues e quantas tiveram ocorrência.
2. Clique em Finalizar carga.

Ao finalizar:

• A carga passa para Finalizada e não pode mais ser editada nem cancelada. O frete, o prazo e a remuneração também não podem mais ser alterados.
• O sistema gera uma conta a receber de frete para cada embarcador da carga, com a soma do frete das notas dele. O vencimento é a data da finalização mais o prazo de pagamento informado para o embarcador na carga.
• Se a carga não tiver CT-e informado, o sistema cria a notificação Carga finalizada sem CT-e.

Na carga finalizada, o cartão Status mostra Finalizada.

Cancele a carga quando a viagem não vai mais acontecer.

Quem pode:AdministradorOperador

Na tela da carga, clique em Cancelar (carga planejada) ou Cancelar carga (carga em rota). O sistema pede uma confirmação:

1. Leia o que vai acontecer e clique em Cancelar carga. Voltar fecha a janela sem cancelar.

O romaneio é o documento da carga em PDF, para imprimir ou enviar ao motorista.

Na tela da carga, clique em Baixar PDF. O botão está disponível em qualquer status e para todos os perfis. A janela Baixar romaneio em PDF se abre:

1. Em Opcionais, marque o que deve entrar no documento: Frete estimado, Cálculo da rota planejada, Mapa da rota e Paradas.
2. Clique em Baixar PDF. O arquivo é gerado e baixado pelo navegador.

A tela Ocorrências reúne todas as ocorrências registradas nas cargas, com o status de cada uma.

1. Os cartões mostram o Total de ocorrências, as Pendentes (abertas ou em tratativa) e as Resolvidas.
2. Clique em Tratar para abrir uma ocorrência aberta ou em tratativa.
3. Clique em Ver para consultar uma ocorrência já resolvida.

O número da nota abre a nota fiscal e o código da carga abre a carga. Os status possíveis são Aberta (ninguém começou a tratar), Em tratativa (alguém assumiu) e Resolvida.

Para encontrar uma ocorrência, use os filtros:

1. Em Tipo, escolha Destinatário ausente, Mercadoria recusada, Endereço não localizado, Avaria da mercadoria, Falta de mercadoria ou Outros.
2. Em Status, escolha Não resolvidas (aberta ou em tratativa), Aberta (triagem), Em tratativa ou Resolvida.
3. Clique em Limpar filtros para voltar a ver todas. O botão só aparece quando há filtro aplicado.

No registro de uma ocorrência do tipo Falta de mercadoria, a janela mostra os produtos da nota em Produtos faltantes: marque os que faltaram e informe a quantidade faltante de cada um. É opcional — os produtos também podem ser informados na tratativa. Quando há produtos informados, a linha da ocorrência mostra, abaixo do tipo, o resumo Falta: N itens · valor, e a tela da nota destaca os produtos com o selo Faltou X de Y, a seção Itens faltantes e o cartão Valor da falta.

Iniciar a tratativa mostra para a equipe que alguém assumiu a ocorrência.

Quem pode:AdministradorOperador

Na linha de uma ocorrência com status Aberta, clique em Tratar. O painel Tratativa de ocorrência se abre com a descrição feita no registro da ocorrência:

1. Clique em Iniciar tratativa. A ocorrência passa para Em tratativa e o painel libera os campos da resolução.

Quando a nota ainda está em uma carga planejada ou em rota, o painel avisa no topo: NF ainda vinculada à carga, com o código da carga (que abre a carga), a placa, a rota e o status.

A resolução encerra a ocorrência e define o que acontece com a nota.

Quem pode:AdministradorOperador

Na linha de uma ocorrência com status Em tratativa, clique em Tratar:

1. Em Resolução, escolha Reagendar entrega, Devolver ao embarcador ou Sinistro/perda. As três tratam a nota inteira como não entregue. Em ocorrências de Falta de mercadoria com produtos marcados, o painel pergunta antes se o cliente recebeu o restante, como explicado mais abaixo.
2. Em Reagendar entrega, se a nota ainda está em uma carga planejada ou em rota, escolha entre Manter na carga (a nota volta para a carga em trânsito) e Retirar da carga (a nota sai desta carga e volta para as notas disponíveis).
3. Em Observações, descreva o que foi combinado ou feito. É opcional, mas fica registrado no histórico.
4. Clique em Salvar tratativa. A ocorrência passa para Resolvida.

Em ocorrências de Falta de mercadoria, o painel traz a seção Produtos faltantes, disponível enquanto a ocorrência está aberta ou em tratativa:

1. Marque cada produto que faltou. O campo de quantidade já vem com a quantidade inteira da nota.
2. Ajuste a Qtd. faltante quando faltou só uma parte. Ela precisa ser maior que zero e não pode passar da quantidade da nota. O Total da falta é recalculado na hora.
3. Clique em Salvar produtos. Se você clicar em Salvar tratativa com alterações pendentes, os produtos são gravados junto.

Depois de resolvida, a ocorrência mantém a lista dos produtos faltantes só para consulta, e a tela da nota passa a mostrá-la na seção Ocorrências anteriores.

Com ao menos um produto marcado, o painel pergunta O cliente recebeu o restante da mercadoria? antes de mostrar qualquer outro campo. Nenhuma opção vem marcada, e o botão de salvar fica desabilitado até você responder:

• Sim, recebeu o restante: é a entrega parcial (com ressalva). A entrega do que chegou é registrada nesta carga e só os produtos faltantes ficam pendentes. O painel mostra os campos da entrega parcial, descritos a seguir.
• Não, a nota inteira voltou: nenhum produto foi entregue. O painel mostra o campo Resolução com Reagendar entrega, Devolver ao embarcador e Sinistro/perda, e um aviso com o valor da nota na carga e o que vai acontecer com ela. Nada é registrado como entregue, e os produtos marcados ficam só como histórico da ocorrência.

Se você trocar a resposta, os campos já preenchidos do outro caminho são limpos. Sem nenhum produto marcado, a pergunta não aparece e só as resoluções da nota inteira ficam disponíveis: se o cliente recebeu parte da mercadoria, marque os produtos que faltaram para registrar a entrega parcial.

Ao responder Sim, recebeu o restante, o Total da falta precisa ser maior que zero e menor que o valor da nota na carga. Preencha:

1. Em Nome do recebedor, informe quem recebeu a mercadoria. É opcional.
2. Em Horário da entrega, informe quando a entrega aconteceu. É opcional: em branco, vale o horário de agora.
3. Em Canhoto com ressalva, anexe o canhoto assinado com a anotação da falta. É opcional: se ele não estiver em mãos, anexe depois, na tela da carga, com o botão Anexar comprovante na linha da nota. São aceitos arquivos JPG, PNG e PDF de até 10 MB.
4. Em Destino do saldo, escolha Entregar depois (a nota fica como Entregue parcial e o saldo pode entrar em outra carga) ou Não será entregue (a falta fica definitiva e não gera frete). Nenhuma opção vem marcada.
5. Quando o campo Comissão do motorista sobre o faltante aparece, escolha entre Descontar comissão sobre o faltante e Manter comissão integral. Nenhuma opção vem marcada. O campo depende da remuneração do motorista naquela carga, como explicado abaixo.
6. Clique em Registrar entrega parcial. A ocorrência passa para Resolvida e a entrega da nota fica confirmada na carga.

Com a entrega parcial, o valor da falta sai do valor da nota naquela carga. O que acontece com o frete depende de como ele foi definido na aba Valores da carga:

• Frete percentual. É recalculado sobre o que foi entregue. A carga que levar o saldo cobra o percentual dela sobre o valor faltante.
• Frete em valor fixo. Não muda com a falta. Na carga que levar o saldo, o frete da nota é informado de novo e pode ser zero.

Comissão do motorista sobre o faltante. A pergunta aparece só quando a falta reduz a remuneração do motorista daquela carga:

• Remuneração em % da carga. A pergunta aparece. O painel informa Nesta carga o motorista recebe um percentual do valor da carga.
• Remuneração em % do frete. A pergunta aparece quando o frete daquela nota é percentual, porque só nesse caso a falta reduz o frete. Com frete em valor fixo na nota, não há pergunta.
• Remuneração em valor fixo (R$). Não há pergunta: o motorista recebe o mesmo valor pela carga.

Quando a pergunta aparece:

1. Destino do saldo já está respondido, logo acima.
2. Descontar comissão sobre o faltante: o motorista desta carga recebe só sobre o que foi entregue. Para os perfis Administrador e Financeiro, a opção mostra o desconto estimado em reais.
3. Manter comissão integral: o motorista desta carga recebe sobre a nota inteira, como se não houvesse falta.
4. A linha abaixo das opções diz como o motorista é remunerado nesta carga.

Quando a nota está na carga como Saldo de entrega parcial, a seção Produtos faltantes mostra só os produtos pendentes, e a quantidade faltante não pode passar da quantidade pendente. A pergunta sobre o restante vale também aqui: Sim, recebeu o restante registra a entrega de parte do saldo, e Não, o saldo inteiro voltou trata o saldo todo como não entregue. Nessa situação, Retirar da carga devolve o saldo às notas disponíveis, e a nota continua como Entregue parcial.

O painel de uma ocorrência resolvida com entrega parcial mostra o Destino do saldo e a decisão sobre a comissão do motorista.

O efeito sobre a nota depende da resolução, da escolha feita no reagendamento e do status da carga:

O painel de uma ocorrência resolvida guarda o registro do que foi feito.

Na linha de uma ocorrência com status Resolvida, clique em Ver:

1. Clique em Ver foto para abrir, em outra aba, a foto anexada no registro da ocorrência. O link só aparece quando há foto.
2. Em Histórico, veja as etapas da ocorrência: o registro e, depois de resolvida, a conclusão com as observações da tratativa.

O quadro Período de análise define o intervalo de datas e o agrupamento dos gráficos. A escolha vale assim que você muda um campo.

1. Em Agregação, escolha como os gráficos agrupam os dados: Diário, Semanal ou Mensal.
2. Em Intervalo, escolha o período: Último dia, Últimos 7 dias, Últimos 15 dias, Últimos 30 dias, Últimos 90 dias ou Período customizado.
3. Com Período customizado, preencha as datas em De e Até.
4. Clique em Atualizar para buscar os dados mais recentes sem mudar os filtros.
5. Clique em Limpar filtros para voltar ao período padrão.

Os seis cartões logo abaixo dos filtros mostram a situação da operação em números.

• Cargas em rota: cargas que estão em rota agora.
• Finalizadas (período): cargas finalizadas dentro do período de análise.
• Cargas planejadas: cargas montadas que ainda não saíram.
• Ocorrências abertas: ocorrências abertas ou em tratativa.
• Entregas pendentes: notas de cargas em rota que ainda não foram entregues.
• Docs. a vencer: CRLV, CNH e exames médicos que vencem nos próximos 30 dias. Se houver documentos já vencidos, o cartão mostra quantos são e o ícone fica vermelho.

Os gráficos seguem o período e a agregação escolhidos. Passe o mouse sobre uma barra ou um ponto para ver o valor exato.

Cargas por status. Quantas cargas estão planejadas, em rota, finalizadas e canceladas em cada dia, semana ou mês, pela data do agendamento.

Ocupação por veículo e por motorista. O percentual de dias úteis do período em que cada veículo e cada motorista teve carga. Cargas canceladas não contam. Passe o mouse sobre a barra para ver quantos dias foram ocupados.

Os quatro gráficos seguintes tratam de dinheiro e aparecem só para quem tem acesso ao financeiro.

Quem pode:AdministradorFinanceiro

• Faturamento: soma das contas a receber emitidas em cada dia, semana ou mês.
• Despesas por categoria: total das despesas lançadas com data dentro do período, da maior categoria para a menor.
• Resultado operacional: a receita, as despesas e a diferença entre as duas (o resultado) em cada dia, semana ou mês.
• Fluxo de caixa: entradas e saídas realizadas, previstas e em atraso, com a linha do saldo acumulado no período. As situações são explicadas em Financeiro: resumo.

O painel Alertas e pendências, no fim do dashboard, reúne o que precisa de ação. O número ao lado do título é o total de alertas.

1. Clique em um alerta para abrir a tela onde ele se resolve: o veículo ou o profissional com documento a vencer, a carga, a ocorrência ou a conta.

Cada alerta traz um nível de severidade:

As notificações são os avisos que o sistema gera sozinho. Elas aparecem no sino do cabeçalho, em qualquer tela, e o número sobre o sino é a quantidade de avisos não lidos.

O sistema gera uma notificação quando:

• o CRLV de um veículo está a 30, 15 ou 7 dias do vencimento;
• a CNH ou o exame médico de um profissional está a 30, 15 ou 7 dias do vencimento;
• uma carga é finalizada sem CT-e.

1. Clique no sino para abrir o painel Alertas.
2. Clique em um aviso para abrir o veículo, o profissional ou a carga. O aviso é marcado como lido e sai da lista.
3. Clique em Marcar todas lidas para limpar a lista de uma vez.
4. Clique em Ver todas as notificações para abrir a página de notificações.

A página Notificações lista todos os avisos não lidos, com a data e a hora em que foram gerados.

1. Clique em Abrir para ir ao cadastro ou à carga do aviso. O aviso continua na lista.
2. Clique em Marcar como lida para tirar o aviso da lista.
3. Clique em Marcar todas como lidas para tirar todos de uma vez.

No alto da tela, três atalhos levam às outras telas do financeiro: Contas a pagar, Contas a receber e Fechamentos.

Os cinco cartões somam as contas que ainda não foram baixadas:

• A receber (aberto): tudo o que a transportadora tem a receber, incluindo o que já venceu.
• A pagar (pendente): tudo o que a transportadora tem a pagar, incluindo o que já venceu.
• Recebíveis vencidos: a parte do que há a receber com vencimento anterior a hoje.
• Contas a pagar vencidas: a parte do que há a pagar com vencimento anterior a hoje.
• Pagar nos próx. 7 dias: contas a pagar que vencem de hoje até daqui a 7 dias.

Os dois gráficos de rosca dividem o total de contas por situação. Em Contas a pagar por situação: Pagas, Em dia (em aberto e ainda não vencidas) e Vencidas. Em Contas a receber por situação: Recebidas, Em dia e Vencidas. Ao lado de cada situação aparecem o valor e o percentual do total.

O fluxo de caixa mostra quanto dinheiro entrou e saiu, e quanto ainda deve entrar e sair, em cada dia, semana ou mês do período.

O período é escolhido no quadro Período de análise, com os mesmos campos do dashboard: Agregação, Intervalo, Atualizar e Limpar filtros. Com o intervalo em Sem filtro, o gráfico cobre um período em torno de hoje e mostra o passado e o que está por vir.

Cada coluna do gráfico tem duas barras: a da esquerda soma as entradas (contas a receber) e a da direita, as saídas (contas a pagar). As cores separam três situações:

1. Use a legenda para ler as cores: Entradas realizadas, Entradas previstas e A receber em atraso formam a barra de entradas; Saídas realizadas, Saídas previstas e A pagar em atraso formam a barra de saídas. A linha Resultado do período é a diferença entre entradas e saídas de cada coluna.
2. Em Total entradas, veja a soma das entradas do período e, logo abaixo, quanto dela é realizado, previsto e em atraso.
3. Em Total saídas, veja a mesma divisão para as saídas.
4. Em Resultado do período, veja o total de entradas menos o total de saídas. O valor fica verde quando é positivo e vermelho quando é negativo.

A tela abre com os botões de lançamento, os totais e a lista de contas, em ordem de vencimento.

1. Nova despesa lança uma despesa avulsa, à vista ou parcelada.
2. Registrar custo fixo cadastra um custo que se repete toda semana ou todo mês.
3. Pendente soma todas as contas ainda não pagas, incluindo as vencidas.
4. Vencido soma as contas não pagas com vencimento anterior a hoje.

Cada linha da lista é uma conta. A coluna Despesa mostra a categoria e, abaixo, a descrição. As contas de custo fixo aparecem com a categoria do custo e as geradas por fechamento de motorista, com a categoria Fechamento.

1. Em Vencimento, a conta de uma despesa parcelada mostra também o número da parcela, como Parcela 2/3.
2. Em Status, a conta aparece como Pendente (a vencer), Atrasado (venceu e não foi paga) ou Pago.
3. O botão de três pontos abre as ações da conta. Clicar em qualquer outro ponto da linha abre o detalhe.

Acima da lista, três filtros reduzem as contas exibidas:

1. Status: Em aberto (todas as não pagas), Atrasado ou Pago.
2. Categoria (despesa): a categoria da despesa. Custos fixos e fechamentos não têm categoria de despesa e saem da lista quando você escolhe uma.
3. Vencimento: Hoje, Próximos 7 dias, Próximos 15 dias, Próximos 30 dias, Próximos 90 dias ou Período customizado, que abre os campos Vencimento de e Vencimento até.
4. Limpar filtros volta a mostrar todas as contas.

Use a despesa para registrar um gasto avulso: combustível, pedágio, manutenção, multa. Ao salvar, o sistema cria a conta a pagar correspondente.

Clique em Nova despesa e preencha o modal:

1. Em Categoria, escolha o tipo do gasto: Combustível, Alimentação, Acomodação, Pedágio, Adiantamento, Manutenção corretiva, Manutenção preventiva, Equipamento, Veículo, Seguro, Multa ou Outros.
2. Em Descrição (opcional), detalhe o gasto. Se ficar em branco, o sistema usa o nome da categoria. Em Beneficiário (opcional), informe quem vai receber.
3. Em Valor (R$), informe o valor total da despesa.
4. Em Data da despesa, informe o dia do gasto. Na despesa à vista, esse dia é também o vencimento da conta.
5. Em Tipo de pagamento, mantenha À vista (uma parcela) ou escolha Parcelado.
6. Em Rateio, escolha a que o custo se refere.
7. Clique em Salvar.

Parcelamento. Uma despesa parcelada vira uma conta a pagar para cada parcela, com vencimentos mensais.

1. Em Tipo de pagamento, escolha Parcelado.
2. Em Parcelas, informe a quantidade, de 1 a 60.
3. Em Primeiro vencimento, informe o vencimento da primeira parcela. As demais vencem no mesmo dia dos meses seguintes. Se o campo ficar em branco, vale a data da despesa.

O valor informado é o total da despesa: o sistema divide em parcelas iguais e acrescenta o número da parcela à descrição, como "(2/4)".

Rateio. O rateio é obrigatório e diz a que o custo se refere: Custo fixo / overhead, Carga, Semana, Mês ou Ano. Para ligar a despesa a uma carga:

1. Em Rateio, escolha Carga.
2. Em Número da carga, digite pelo menos 3 caracteres do código da carga.
3. Clique na carga encontrada. Role o modal para baixo se a lista não aparecer inteira.

Depois da escolha, o campo mostra o código completo e o aviso Carga selecionada para rateio. Para escolher outra, clique em Trocar carga.

O adiantamento é o dinheiro entregue ao motorista antes do fechamento. Ele é lançado como despesa e depois descontado do que o motorista tem a receber.

1. No modal Nova despesa, escolha a categoria Adiantamento.
2. Em Profissional (motorista), que aparece no fim do modal, escolha quem recebeu o adiantamento.

Preencha o valor, a data e o rateio como em qualquer despesa e clique em Salvar.

O custo fixo é uma despesa que se repete: aluguel, internet, contabilidade. Você cadastra uma vez e o sistema gera as contas a pagar sozinho, sempre até cerca de 2 meses à frente.

Clique em Registrar custo fixo e preencha o modal:

1. Em Categoria, escolha o tipo: Aluguel de galpão / base, Financiamento / prestação de veículo, Energia elétrica, Água, Internet, Software e licenças, Seguros, Telefonia, Contabilidade, Folha / administrativo ou Outra. Com Outra, aparece o campo Descreva o custo, que é obrigatório.
2. Em Beneficiário (opcional), informe quem recebe o pagamento.
3. Em Valor (R$), informe o valor de cada conta.
4. Em Repetir a cada, escolha Mês ou Semana.
5. Escolha o vencimento: Dia de vencimento no mês, de 1 a 31, ou Dia da semana do vencimento, quando a repetição é semanal.
6. Em Data de início, informe a partir de quando as contas devem ser geradas.
7. Clique em Salvar recorrência.

As contas geradas aparecem na lista com a categoria do custo fixo. Para mudar a periodicidade ou o dia de vencimento depois, edite uma das contas em aberto do custo fixo (veja Editar e excluir).

Baixar é registrar que a conta foi paga. A conta passa para o status Pago e entra no fluxo de caixa como saída realizada.

1. Na linha da conta, clique no botão de três pontos.
2. No menu, clique em Baixar.

O sistema pede confirmação no diálogo Baixar conta a pagar?, que mostra o valor e o vencimento. Clique em Baixar 1 para confirmar.

Você também pode baixar pela tela de detalhe da conta, no botão Baixar pagamento.

A tela de detalhe mostra os dados da conta e concentra a edição. Para abrir, clique na linha da conta ou em Ver detalhe, no menu de ações.

1. Editar abre os campos para alteração. Aparece só em conta que ainda não foi paga.
2. Excluir remove a conta.
3. Despesa vinculada mostra a despesa que gerou a conta: categoria, rateio, data e número de parcelas. Aparece só em contas criadas por uma despesa.
4. Baixar pagamento registra o pagamento.

O campo Origem diz de onde a conta veio: Despesa operacional (uma despesa lançada), Fechamento de motorista ou Lançamento manual (custo fixo).

Editar. Clique em Editar, altere o que for preciso e salve:

1. Cancelar edição descarta as alterações.
2. Altere Beneficiário, Descrição, Valor (R$) ou Vencimento. Em conta de despesa, aparecem também Parcelas e Tipo de rateio. Em conta de custo fixo, aparecem Periodicidade e o dia de vencimento.
3. Clique em Salvar alterações.

Excluir. Clique em Excluir, no detalhe ou no menu de ações da lista. O diálogo Excluir conta a pagar? explica o que acontece com o restante antes de você confirmar em Excluir conta 1:

• Parcela de uma despesa parcelada: só essa parcela é excluída. As que sobram são renumeradas e o total da despesa passa a ser a soma delas.
• Única conta de uma despesa: a despesa também é excluída.
• Conta de custo fixo: só essa conta é excluída e ela não é gerada de novo. O custo fixo continua ativo e as próximas contas seguem sendo geradas.

Você não lança o frete: ele nasce sozinho. Quando uma carga é finalizada, o sistema cria as contas a receber dela.

• Uma conta por embarcador. Se a carga leva notas de dois embarcadores, são criadas duas contas, cada uma com o frete das notas daquele embarcador.
• Valor. A soma do frete definido na carga para cada nota do embarcador: um valor em reais ou um percentual do valor da nota na carga, digitado, vindo da importação do XML ou calculado por uma regra de precificação. O frete percentual das notas de um embarcador é somado e arredondado uma vez.
• Emissão. O dia em que a carga foi finalizada.
• Vencimento. A emissão mais o prazo de pagamento informado para o embarcador naquela carga. O cadastro do embarcador não tem prazo: cada carga tem o seu.
• Descrição."Frete da carga" seguido do código da carga.

O frete e o prazo são conferidos na tela da carga, no cartão Valores, que mostra também de onde cada valor veio (veja Valores da carga).

No alto da tela ficam o botão de lançamento e os filtros:

1. Novo lança uma receita extra, que não é o frete de uma carga.
2. Status filtra por Em aberto, Vencido ou Pago. Em aberto traz tudo o que ainda não foi recebido, no prazo ou vencido; Vencido traz só as contas que já passaram do vencimento.
3. Vencimento filtra por Hoje, pelos próximos 7, 15, 30 ou 90 dias ou por um Período customizado.
4. Embarcador mostra só as contas de um embarcador. Digite parte da razão social, do nome fantasia ou do CNPJ (ou CPF) e clique no embarcador na lista. Embarcadores inativos também aparecem na busca.
5. Carga mostra só as contas de uma carga. Digite o código da carga, inteiro ou só um trecho dele.

Os filtros se somam: dá para ver, por exemplo, só as contas vencidas de um embarcador. Com um embarcador escolhido, o campo mostra o nome dele e um botão para remover o filtro. Limpar filtros aparece quando há filtro aplicado, e os filtros continuam valendo quando você abre uma conta e volta para a lista.

Na lista, cada linha é uma conta, em ordem de vencimento:

1. A etiqueta Carga marca a conta criada pelo sistema na finalização de uma carga.
2. A etiqueta Manual marca a receita extra lançada por um usuário.
3. O Status mostra Em aberto, Vencido (passou do vencimento sem recebimento) ou Pago.
4. O botão de três pontos abre as ações da conta. Clicar em qualquer outro ponto da linha abre o detalhe.

Use o lançamento manual só para receitas extras, como um reembolso, uma diária de espera ou um frete adicional. O frete da carga já é gerado sozinho; lançá-lo de novo duplicaria o valor.

Clique em Novo. O modal Nova conta a receber começa pela busca do embarcador:

1. Em Embarcador, digite pelo menos 2 caracteres da razão social, do nome fantasia ou do CNPJ.
2. Clique no embarcador na lista de resultados. Só aparecem embarcadores ativos.

Com o embarcador escolhido, preencha o restante:

1. Confira o Embarcador. Para escolher outro, clique em Trocar.
2. Em Carga (opcional), clique no campo e escolha a carga a que a receita se refere, ou Nenhuma — receita avulsa. A lista traz as cargas do embarcador; você pode buscar pelo código da carga ou pelo número da NF-e.
3. Em Descrição, diga do que se trata a receita.
4. Em Valor (R$), informe o valor.
5. Em Emissão, mantenha a data de hoje ou informe outra.
6. Em Vencimento, informe quando o valor deve ser recebido. A data não pode ser anterior à emissão.
7. Clique em Incluir.

Baixar é registrar que o embarcador pagou. A conta passa para o status Pago e entra no fluxo de caixa como entrada realizada.

1. Na linha da conta, clique no botão de três pontos.
2. No menu, clique em Baixar e confirme no diálogo Baixar conta a receber?. Ver detalhe abre a tela da conta.

A tela de detalhe mostra de onde a conta veio, o que ajuda a conferir o recebimento antes da baixa:

1. Origem diz se a conta foi gerada no encerramento da carga ou lançada manualmente.
2. Carga traz o código, com link para a carga, a rota e a data de conclusão.
3. Entregas / NFs lista as notas da carga, com o status e a data de entrega de cada uma. Abaixo, Documentos fiscais mostra os documentos informados na carga, como o CT-e.
4. Baixar recebimento registra o recebimento.

No diálogo Baixar recebimento?, confira o valor e clique em Baixar recebimento 1.

O fechamento de motorista calcula quanto a transportadora deve a um motorista em um período: o salário e a remuneração das cargas, menos os adiantamentos que ele já recebeu e que ainda não foram descontados.

1. As abas Motorista e Embarcador separam os dois tipos de fechamento.
2. Novo cria um fechamento do tipo da aba aberta.
3. Os cartões contam os fechamentos de motorista: Fechamentos motorista (total), Aprovados e Pagos.
4. Os filtros Status (Rascunho, Aprovado ou Pago) e Data de criação reduzem a lista.
5. O botão de três pontos abre as ações do fechamento. Clicar em qualquer outro ponto da linha abre o detalhe. Abaixo do período, a linha Criado em mostra a data e a hora em que o fechamento foi gerado, o que distingue dois fechamentos do mesmo motorista e período.

Para criar um fechamento, clique em Novo e preencha o modal Novo fechamento de motorista:

1. Em Motorista, escolha o motorista.
2. Em Período inicial, informe o primeiro dia do período.
3. Em Período final, informe o último dia.
4. Clique em Incluir. O fechamento é criado como Rascunho.

O campo Incluir salário-base, abaixo das datas, define como o salário entra no fechamento: Sim (integral), Proporcional aos dias do mês ou Não. Com o motorista e o período preenchidos, o modal mostra o valor integral e o proporcional. O campo não aparece para motorista sem salário base no cadastro.

Abra o rascunho para conferir a conta antes de aprovar:

1. Bruto: salário incluído no fechamento mais a remuneração das cargas.
2. Deduções: os adiantamentos descontados neste fechamento.
3. Líquido: o valor a pagar ao motorista.
4. Adiantamentos descontados neste fechamento: os adiantamentos que formam as deduções. A seção só aparece quando há adiantamento descontado.
5. Cargas no período: cada carga com a data de encerramento, o peso, o valor da carga, a Remuneração definida nela e o Valor devido. A linha Total soma o peso, o valor das cargas e os valores devidos. O código abre a carga.
6. Aprovar confirma os valores.
7. Excluir apaga o rascunho.

O fechamento de motorista passa por três status, sempre nesta ordem:

Aprovar. Você aprova pelo botão Aprovar do detalhe ou pelo menu de ações da lista:

1. Na linha do rascunho, clique no botão de três pontos.
2. Clique em Aprovar. Em um fechamento aprovado, a opção passa a ser Pagar.

O diálogo Aprovar fechamento? mostra o valor líquido. Clique em Aprovar 1 para confirmar.

Pagar. Quando o motorista receber, abra o fechamento aprovado e registre o pagamento:

1. Confira o valor em Líquido e clique em Registrar pagamento.

No diálogo Registrar pagamento?, clique em Registrar pagamento 1. O fechamento passa para Pago e a conta a pagar do motorista é baixada junto.

Demonstrativo em PDF. Em qualquer status, o botão Baixar PDF 1 do detalhe gera o demonstrativo do fechamento.

O demonstrativo traz a conta completa (salário incluído, remuneração das cargas, bruto, adiantamentos e líquido a pagar), as cargas do período com o peso, o valor e a remuneração de cada uma e o total, a rota de cada carga em uma linha própria logo abaixo dela, e as linhas de assinatura para a conferência com o motorista.

O fechamento de embarcador é um relatório: reúne as contas a receber de um embarcador emitidas em um período e mostra quanto já foi recebido e quanto falta. Ele não tem status próprio e não cria nenhuma conta.

1. Abra a aba Embarcador.
2. Clique em Novo.
3. O filtro Data de criação do fechamento reduz a lista aos fechamentos gerados no intervalo escolhido.
4. O botão de três pontos abre as ações Ver detalhe e Excluir.

No modal Novo fechamento de embarcador:

1. Em Embarcador, escolha o embarcador. A lista traz os embarcadores ativos.
2. Em Emissão — data inicial, informe o primeiro dia do período.
3. Em Emissão — data final, informe o último dia.
4. Clique em Gerar fechamento. O sistema abre o detalhe do fechamento gerado.

Os períodos podem se repetir ou se cruzar: dá para gerar um fechamento parcial e, depois, o do mês inteiro. O fechamento de embarcador é um relatório e não altera as contas a receber.

O detalhe do fechamento mostra o relatório completo:

1. Baixar todos em aberto baixa de uma vez as contas do fechamento que ainda não foram recebidas.
2. Baixar PDF gera o relatório para enviar ao embarcador.
3. Excluir fechamento apaga o relatório.
4. Os cartões resumem o período: Cargas (distintas), Valor total, Valor recebido e Valor pendente.
5. Contas a receber no período lista cada conta com a carga, o número de notas, a emissão, o vencimento, o status, o peso, o valor da carga e o valor da conta. A linha Total soma as notas, o peso, o valor das cargas e o valor das contas. Os códigos abrem a carga e a conta a receber.

Excluir. Clique em Excluir fechamento e confirme no diálogo em Excluir fechamento 1. Só o relatório é apagado: as contas a receber, os valores e as baixas continuam como estão.

Quando o embarcador paga o período inteiro de uma vez, você não precisa baixar conta por conta: o fechamento baixa todas juntas.

No detalhe do fechamento de embarcador, clique em Baixar todos em aberto. O diálogo mostra quantas contas serão baixadas e a soma delas. Clique em Baixar todos 1 para confirmar.

Uma regra tem duas partes: Quando ela vale e o que acontece Então. Por exemplo: quando a nota é de um certo embarcador e vai para uma certa UF, então o frete é um valor por kg, com um mínimo.

Existem dois tipos de regra, cadastrados separadamente:

• Regra de frete. É avaliada em cada nota da carga. Notas diferentes da mesma carga podem usar regras diferentes.
• Regra de remuneração do motorista. É avaliada na carga inteira e calcula o valor pago ao motorista por aquela carga.

A regra não é aplicada sozinha. Ela aparece para escolha na aba Valores da carga (e, na regra de frete, também na importação de XML). Quem monta a carga escolhe a regra e ainda pode trocar o valor. O valor que vem de uma regra fica marcado na carga com a etiqueta Regra: seguida do nome dela.

A tela mostra as regras de um tipo por vez, cada uma em um cartão.

1. Em Tipo de regra, escolha Frete ou Motorista. Os cartões, os filtros e o botão de criação passam a valer para o tipo escolhido.
2. Nova regra de frete (ou Nova regra de motorista) abre o cadastro.
3. Buscar procura pelo nome da regra e Situação filtra por Ativas ou Inativas. Limpar filtros aparece quando há filtro aplicado.
4. Cada cartão é uma regra. No alto ficam o nome e o selo Ativa ou Inativa. Em Quando, cada condição aparece em uma etiqueta. Em Então, o valor da regra aparece em destaque.
5. Os ícones no canto do cartão são as ações da regra: editar, duplicar, desativar ou ativar e excluir.

Como ler um cartão:

• Quando. Uma etiqueta para cada condição: o embarcador (ou o motorista e o veículo), o destino, a faixa de peso e a faixa de distância. A regra sem condição mostra Qualquer NF ou Qualquer carga.
• Então. O valor com a unidade ao lado, por exemplo por NF, % da NF, /kg ou /km. Abaixo dele vêm o valor mínimo e o prazo de pagamento, quando a regra tem. Na regra por faixas, o cartão mostra as três primeiras faixas e avisa quantas faltam.
• Prioridade. A etiqueta Prioridade, ao lado do nome, só aparece quando a prioridade é diferente de zero.
• Regra inativa. O cartão fica esmaecido, com o selo Inativa.

Pare o mouse sobre o nome da regra para ler a frase completa que a descreve. Enquanto não há regra do tipo escolhido, a tela explica o que é uma regra e mostra o botão Criar a primeira regra.

Na tela Precificação, com Tipo de regra em Frete, clique em Nova regra de frete. A janela tem quatro partes: a prévia da regra, o bloco Quando, o bloco Então e a identificação.

Quem pode:AdministradorFinanceiro

Quando. Comece dizendo para quais notas a regra vale:

1. A prévia, no topo, mostra a regra no mesmo cartão da tela Precificação e, abaixo dele, a frase Esta regra diz: com a descrição em português. Ela muda a cada campo preenchido: use-a para conferir o que está cadastrando.
2. Em Adicionar condição, clique na condição que quer usar: Embarcador, UF de destino, Peso ou Distância da rota. Cidade de destino aparece depois que a UF é adicionada.
3. Preencha cada condição adicionada. Em Embarcador, busque por nome ou CNPJ. Em Peso e em Distância da rota, informe o mínimo, o máximo ou os dois: os dois limites entram na faixa.
4. O ícone de fechar, à direita da condição, tira a condição da regra.

No formato Valor único, em telas altas, a prévia continua visível no topo enquanto você rola a janela. Em telas baixas e no formato Tabela de faixas, ela rola junto com o restante.

Então. Agora diga quanto cobrar:

1. Deixe o formato em Valor único. A opção Tabela de faixas está no próximo tópico.
2. Escolha o tipo de resultado: R$ fixo, %, R$/kg ou R$/km.
3. Informe o valor no campo ao lado, que muda de nome conforme o tipo: Valor por NF (R$), Percentual (%), Valor por kg (R$) ou Valor por km (R$). Em R$/kg e R$/km aparece também o Valor mínimo (R$), opcional: ele vale quando a conta dá menos que isso.
4. Em Prazo de pagamento (dias), informe o prazo combinado, se a regra já o define. É opcional: ao aplicar a regra, a carga sugere esse prazo para o embarcador.

O que cada tipo de resultado calcula:

Identificação. Por fim, dê nome à regra e salve:

1. Em Nome da regra, digite o nome que vai aparecer na carga, ao lado do valor. Se ficar em branco, a regra é salva com o nome sugerido que aparece no campo.
2. Em Prioridade, informe um número inteiro de 0 a 9.999. O menor número aparece primeiro quando mais de uma regra serve (veja Prioridade e regra mais específica).
3. Deixe Regra ativa marcado para a regra aparecer nas cargas. Regra inativa fica guardada, mas não é oferecida para escolha.
4. Clique em Criar regra.

Use a tabela de faixas quando o valor muda conforme o peso ou a distância: por exemplo, um valor por kg para notas pequenas e outro para notas grandes.

No bloco Então, troque o formato para Tabela de faixas:

1. Em Faixas de, escolha Peso (kg) ou Distância (km). A regra usa uma só dessas duas medidas na tabela.
2. Em cada linha, preencha De e Até, escolha o Tipo e informe o Valor. A coluna Mínimo (R$) só é liberada em R$/kg e R$/km.
3. Clique em Adicionar faixa para criar a próxima linha. Ela já começa onde a anterior termina.
4. Confira as faixas na prévia, no topo da janela. O cartão mostra as três primeiras e a frase Esta regra diz: lista todas, com o resultado de cada uma.

A regra de motorista calcula o valor pago ao motorista por uma carga, além do salário. O cadastro é o mesmo da regra de frete, com as diferenças abaixo.

Quem pode:AdministradorFinanceiro

Em Tipo de regra, escolha Motorista e clique em Nova regra de motorista:

1. No bloco Quando, as condições são Motorista, Veículo, UF de destino, Cidade de destino, Peso e Distância da rota. Não há condição de embarcador.
2. No bloco Então, os tipos são R$ fixo, %, % do frete, R$/kg e R$/km. Não há campo de prazo de pagamento.
3. Preencha Nome da regra, Prioridade e Regra ativa e clique em Criar regra.

Mais de uma regra pode servir para a mesma nota (ou para a mesma carga). O sistema não escolhe por você: ele mostra todas as que servem, em ordem, cada uma em um cartão com o valor calculado, e quem monta a carga escolhe.

A ordem em que as regras aparecem:

1. A mais específica primeiro. É a regra com mais condições preenchidas. Uma regra com embarcador e UF vem antes de uma regra só com UF.
2. No empate, a de menor prioridade. Prioridade 0 vem antes de prioridade 10.
3. Se ainda empatar, a ordem alfabética do nome.

As ações ficam nos ícones do canto superior direito do cartão de cada regra:

Quem pode:AdministradorFinanceiro

1. Editar abre a janela da regra com tudo preenchido. Altere o que precisar e clique em Salvar.
2. Duplicar cria uma cópia da regra e já abre a cópia para edição. A cópia nasce inativa: ajuste o que muda e marque Regra ativa para ela valer.
3. Desativar tira a regra da escolha nas cargas sem apagá-la. O mesmo ícone ativa a regra de novo.
4. Excluir apaga a regra, depois de uma confirmação.

Ao excluir, o sistema pergunta Excluir regra?. Clique em Excluir 1 para confirmar.

O simulador mostra o que a regra faria em uma carga ou em notas que já existem. Funciona antes de salvar e não altera nada.

No fim da janela da regra, clique em Testar com uma carga ou NF para abrir o simulador:

1. Escolha Uma carga ou NFs avulsas.
2. Em Carga, busque pelo código da carga ou pelo número de uma nota dela. A carga informa as notas, o motorista, o veículo e a distância já calculada. Em NFs avulsas, busque cada nota pelo número e, se quiser testar uma regra por distância, informe a Distância da rota (km).
3. Clique em Testar regra.
4. Confira o resultado. Na regra de frete, cada nota aparece com Adere e o valor calculado, Indisponível com o motivo ou Não adere. Na regra de motorista, o resultado é um só, para a carga.

As regras são escolhidas na aba Valores, ao criar ou editar a carga, e no cartão Valores da tela da carga, em Editar valores. Os dois lugares funcionam do mesmo jeito.

Quem pode:AdministradorOperadorFinanceiro

Em uma nota. Abaixo dos campos do frete de cada nota fica a linha da regra. Enquanto nenhuma regra foi escolhida, ela mostra Valor manual e quantas regras estão disponíveis. Clique em Escolher regra para abrir os cartões:

1. A linha da regra. Com os cartões abertos, o botão passa a ser Fechar.
2. Cada cartão é uma regra que serve para a nota, a mais específica primeiro. Ele mostra o Quando da regra e, em Frete, o valor calculado para aquela nota, a tarifa que gerou o valor e o prazo de pagamento, quando a regra tem.
3. O cartão Valor manual deixa o frete para ser digitado no campo de valor da nota.

Clique no cartão da regra. Ela é aplicada e os cartões se fecham. Para fechar sem escolher, clique em Fechar ou tecle Esc.

1. O tipo (R$ ou %) e o valor do frete são preenchidos pela regra.
2. A etiqueta de origem passa a mostrar Regra: e o nome da regra.
3. A linha da regra resume a escolha: o nome, a tarifa e, depois da seta, o valor calculado. Trocar regra abre os cartões de novo, com a regra em uso marcada.

A linha da regra só aparece na nota quando existe regra que serve para ela, disponível ou não. Quando existem regras de frete mas nenhuma serve, a nota mostra Nenhuma regra se aplica a esta NF.

Em várias notas de uma vez. Use Mesmo frete para todas as NFs da carga, no topo da aba, ou Mesmo frete para as NFs deste embarcador, dentro do bloco do embarcador:

1. Escolha Regra. As opções R$ e % copiam um valor digitado; Regra só aparece quando há regra que serve para alguma das notas.
2. Clique em Escolher regra e, nos cartões, na regra. Cada cartão mostra a regra como está no cadastro e em quantas notas ela adere, por exemplo Adere a 3 de 5 NFs. A linha da regra passa a mostrar a regra escolhida.
3. Clique em Aplicar às N NFs.
4. Leia o resultado abaixo do botão: em quantas notas a regra foi aplicada e, se for o caso, em quantas ela não adere. O frete das notas em que ela não adere não é alterado.

Uma regra de frete em R$/km cobra pela rota, não pela nota. O sistema calcula o valor da rota inteira e divide entre as notas.

1. O valor por km é multiplicado pela distância total da rota.
2. Se o resultado for menor que o valor mínimo da regra, vale o mínimo.
3. O total é dividido entre as notas do mesmo embarcador que usam a regra, na proporção do peso de cada uma.

Por isso o valor de uma nota muda quando outra nota do mesmo embarcador passa a usar a regra, ou deixa de usar. Ao escolher uma regra de R$/km, a nota mostra Calculando… no lugar da etiqueta de origem e na linha da regra por alguns instantes, e o botão de salvar espera o cálculo terminar. No cartão da regra, o valor é a parte daquela nota no rateio.

Uma regra aparece como indisponível quando as condições dela batem com a nota, mas falta um dado para calcular o valor. Ela fica depois das regras disponíveis, em um cartão que não pode ser escolhido: no lugar do valor, o cartão mostra Indisponível e o motivo.

Os motivos que podem aparecer:

• A distância da rota ainda não foi calculada. Vale para regras com condição de distância, com faixas de distância ou em R$/km. Na criação ou edição da carga, abra a aba Rota e clique em Calcular distância planejada. Na tela da carga, use Recalcular no bloco Rota.
• A nota não tem peso informado. Vale para regras com condição de peso, com faixas de peso ou em R$/kg.
• O valor calculado para a nota é zero. O frete de uma nota precisa ser maior que zero.
• O valor calculado passa do limite aceito pela carga.

Com a linha da regra fechada, a nota avisa que há regra indisponível: Valor manual · nenhuma regra disponível (1 indisponível). O botão Ver regras abre os cartões.

Quando a regra indisponível é a que foi escolhida na importação do XML, os cartões da nota já vêm abertos, com o cartão dela à vista, e a nota mostra o aviso em destaque, com o motivo. Se várias notas estiverem assim, os cartões abrem sozinhos na primeira delas.

O valor aplicado por uma regra fica gravado na carga. Se depois disso algo muda (as notas da carga, a rota ou a própria regra), o valor gravado pode ficar diferente do que a regra calcularia agora. A tela avisa, mas não troca o valor sozinha.

1. O aviso Regra desatualizada aparece na nota, abaixo da linha da regra (ou no bloco da remuneração do motorista).
2. Ao lado, a tela mostra o valor que a regra calcula agora.
3. Clique em Reaplicar para trocar o valor gravado pelo valor atual da regra. Para manter o valor antigo, não faça nada.

Quando o frete de um lote de notas já segue uma regra, ela pode ser escolhida na importação. A regra fica associada a cada nota do envio e chega selecionada quando a nota entra em uma carga.

Quem pode:AdministradorOperador

Na janela Conferir importação, no bloco Frete negociado para este lote, escolha Regra em Frete e busque a regra pelo nome em Regra de frete. Abaixo do campo aparece o cartão da regra escolhida, com o Quando, o Então e a frase Esta regra diz:, para conferir antes de importar. O passo a passo está em Informar o frete negociado.

Cadastrar regras é tarefa do Administrador e do Financeiro. Aplicar uma regra é de quem define os valores da carga.